约会书信行文必须婉转、恳切和有礼。要强调如约会给对方带来不便，则可推迟或取消。文字则要简短，只须简朴说明哀求安排约会的理由，并提出一个合适的工夫和地点，哀求对方同意。
接到约会书信后应及时回复。复信有二种：一是同意安排约会，可对约会工夫或地点要求商榷；二是拒绝安排约会。为不伤害对方感情，语气要婉转，说明不能赴约的理由，否则轻易失礼。
来源：外交网
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