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接电话的礼仪 2011-04-24

https://m.biud.com.cn 2011年04月24日09:23 家居装修知识网  
■接电话时把握让对方等候的工夫

在一般人的观念里,为查看东西或资料,让对方在电话里等5分钟特别不应当,但通常大家觉得让对方等1分钟是很“应当”的。现实上,不管等多久,都会使对方感到很痛苦,因为在等候的工夫里,对方必须把话筒放在耳边,什么事也不能做。所以在等候过程中,工夫会被放大,1分钟的等候工夫会让对方觉得有5分钟那么漫长。

一般对方会问:“大概需要多长工夫?”如果你认为要15分钟,你就不能回答“15分钟或10分钟”,而应当说“大约需要30分钟的工夫。”大部分人认为可能工夫说得越短,对方会越满意。实际上如果在约好的工夫内没有回电,反而会失礼。相反,本来预定30分钟,却在15分钟内完成,对方会觉得你很高效和重视这件事。

■倾听电话要耐心

不管是哪一类公司,难免会接到顾客抱怨的电话,如果因为公司的错误,给对方造成困扰时,就算错误发生在与自己无关的部门,也应当诚心诚意地道歉。而且,此时最重要的一件事,就是要耐心地听对方的意见。因为一般接到这种电话,都希望对方尽早挂断,所以往往在对方说到一半时,就不知不觉地插嘴说:“关于这件事……”这种行为是很失礼的。这种情况下,耐心倾听能消退对方的不满。

■即使对方打错电话也应亲热应对

这种情形经常会发生,所以要特别注意应对的方式。最好的

回答:“××公司,您仿佛打错电话了。”肯定要表现出很客套的样子,以避免给对方留下不舒畅的印象。一般人在电话中听到与自己单位无关的事,会不知不觉地变成很僵硬的语气,这点必须注意。

■随时不忘说“让您久等了”

如果因为有事没有及时接起电话,拿起电话第一句话就应当说:“对不起,让您久等了。”在查阅资料让对方等候时,无论工夫多短,您也应当说一声:“让您久等了。”亲热的致歉会让对方感到温温顺被尊重。

来源:新华网

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